Feedback doet groeien

Het operatiekwartier van het UZ Leuven is een dynamische plek. Hier worden planningen opgesteld en aangepast. Hier leren verpleegkundigen elke dag iets nieuws aan de zijde van chirurgen en anesthesisten. Maar hier maakt men ook genoeg tijd vrij voor open communicatie en feedback. “Je kunt alleen maar leren als mensen ook durven te benoemen hoe ze jou zien.”
Tekst: Timothy Vermeir & William Visterin

“Ik ben grote voorstander van open communicatie. Feedback is echt enorm belangrijk om een team bij elkaar te houden, zeker in een omgeving als deze, waar je goed moet kunnen communiceren met elkaar.” Die omgeving waar Liesbeth De Meyer het over heeft? Dat is het operatiekwartier van het UZ Leuven. Liesbeth is er hoofdverpleegkundige op de F-kern en geeft leiding aan een team van 26 verpleegkundigen.

Feedback moet je leren

“Meteen toen ik hier hoofdverpleegkundige werd – dat is ondertussen toch al zo'n zeven jaar geleden – heb ik trainingssessies rond feedback georganiseerd voor het team. Wat is feedback? Waarom is het belangrijk? Hoe doe je dat? We zijn daar met heel het team doorgegaan. We hebben echt moeten leren om feedback te geven en hoe je ermee omgaat. Het is een cultuur die je moet creëren.”

Die opleiding is belangrijk, benadrukt ze. “Er zijn weleens mensen die me zeggen ‘Ik zeg toch altijd wat ik denk?’, maar het gaat zeker ook over het aangeven welk gevoel iets je geeft.” Aan de kant van de ontvanger maakt dat een groot verschil, geeft ze aan.

Ondertussen is Liesbeth gekend voor haar feedbackgesprekken. Elke drie maanden ziet ze elke verpleegkundige van haar team voor een gesprek. Dat vertrekt vanuit de eenvoudige vraag ‘Hoe gaat het?’ zodat ze de vinger aan de pols kan houden van wat er leeft. Tegelijk beseft Liesbeth ook dat niet iedereen het aandurft om haar aan te spreken bijvoorbeeld. Ze blijft per slot van rekening 'de baas'. “Dus zet ik tweemaal per jaar een feedbackdoos op mijn bureau”, vertelt ze. “Alle mensen van het team kunnen mij op die manier ook volledig anoniem hun feedback geven. Daar leer ik heel veel uit. Je kunt alleen maar leren als mensen durven te benoemen hoe ze je zien. Als het altijd ‘voor ons oké’ is, dan zullen we nooit groeien.”

Bovenop functioneringsgesprekken

“Voor mij werkt het formele evaluatieproces alleen maar als er ook informele feedback is”, geeft Riet Troonen aan. Zij is HR-manager voor de cluster kritische zorgen binnen het UZ Leuven, waar ook de operatiekwartieren deel van uitmaken. “We hebben een formeel evaluatiesysteem met twee gesprekken het eerste jaar dat mensen hier werken, en nadien de klassieke functioneringsgesprekken. Die formele momenten zijn erg belangrijk, maar zonder die feedbackgesprekken tussendoor vallen mensen uit de lucht wanneer ze hun evaluatie krijgen. Ze  worden aangesproken over iets van drie maanden geleden, wat veel te lang is. Directer en concreter feedback geven is beter om medewerkers te stimuleren in hun ontwikkeling.”

Ook Liesbeth merkt dat de functioneringsgesprekken beter verlopen dankzij de tussentijdse feedback. “Als je op dat jaarlijks functioneringsgesprek moet wachten …”, klinkt het in Leuven. “Wanneer mensen ergens mee zitten, zijn ze tegen het functioneringsgesprek al lang vertrokken uit het team. Als je tijdens een gesprek hoort dat iemand ergens mee worstelt, dan kun je het beter opvolgen wanneer je regelmatig zo'n gesprek hebt”, vertelt ze.

“We zien inderdaad dat regelmatige feedbackgesprekken helpen om knelpunten snel te detecteren”, geeft Riet aan. “Je weet hoe het gaat: we bekijken of er nood is aan verandering, of het tijd is voor de medewerker om een extra rol op te nemen. We gaan een gesprek aan over een volgende stap in de loopbaan of een eventuele heroriëntatie. Je ziet beter het potentieel van de mensen in je team en kunt ze dan ook beter inzetten op hun sterkte. Ik stimuleer leidinggevenden heel erg om voeling te houden met wat er leeft bij hun medewerkers, informele gesprekken te voeren en directe feedback te geven. Ik coach hen ook om dit te doen. Nieuwe medewerkers spoor ik ook aan om zelf naar feedback te vragen, zij mogen hier gerust een actieve rol in spelen. Evaluatie en feedback zijn absoluut geen taboe binnen UZ Leuven.”

Lees verder onder de foto

Tijd maken

Dankzij die gesprekken – soms duren ze vijf minuutjes, soms een half uur, geeft Liesbeth aan – ontstaat er in het team een openheid om sneller aan te geven wat niet goed loopt, waar men mee worstelt en waar men mee bezig is. “Als ik eens met vakantie ben geweest, merk ik wel dat mensen langskomen bij mij om te vertellen wat hen bezighoudt. Je brengt veel tijd door op je werk, dus is het belangrijk dat er ook hier iemand is bij wie je terecht kunt. Daar probeer ik dan tijd voor te maken.” Die tijd is overigens zeer goed besteed, zo geeft Liesbeth aan.

De feedbackcultuur die Liesbeth wist te creëren in haar team, heeft tot mooie resultaten geleid. Het verloop is erg laag, zeker voor een 'moeilijke' afdeling als het operatiekwartier, en medewerkers weten zich veel beter gewaardeerd. “We nemen alle beslissingen hier samen, en wanneer iemand aangeeft wat er beter zou kunnen, dan maken we er werk van. Als dat nooit wordt gezegd, kunnen we er ook niets aan veranderen.”

Tekst: Timothy Vermeir & William Visterin

“Deze website maakt gebruik van bestanden (zoals cookies) en andere technologieën. Door verder te surfen stemt u in met het gebruik hiervan."
Meer informatie

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close