Wanneer hoor jij er écht bij in je nieuwe job?

0
1200

Onboarding vaak heel erg verschillend ingevuld

Welkom in ons team: dat spreekt vanzelf. Maar hoe zorg je dat een nieuwe collega zich ook echt welkom voelt? Het begrip onboarding – iemand mee aan boord trekken – wordt overal verschillend ingevuld. Dat leren we bij Securex, Lidl, Aquafin en Arvesta
Tekst: Wieland De Hoon

“Onboarding duurt voor ons een heel jaar”

Je eigen onboardingtraject mogen bijsturen: dat kan niet iedereen zeggen. Karolien Vanhaverbeke werkt op de afdeling Talent bij Securex, waar ze het beleid rond learning & development mee ontwikkelt. Karolien is pas enkele maanden in dienst bij de HR-dienstverlener. “Ik maak mijn eigen onboarding volop mee. Tegelijk help ik het traject te optimaliseren.”

 “We maken een onderscheid tussen preboarding, onboarding en latere opleidingsfasen”, zegt Karolien Vanhaverbeke. “Preboarding is de eerste stap. Nog vóór je eerste werkdag voelen dat je mee aan boord getrokken wordt, is belangrijk. In een nieuwe job komt er heel wat op je af. Als werkgever wil je zo vroeg mogelijk je organisatiewaarden overbrengen. Vaak kiest een kandidaat na een eerste contact met een manager om wel of niet voor je te komen werken. Dan al kunnen vertellen dat je ook vóór je eerste werkdag meetelt voor het team, maakt een verschil.”

Momenten inbouwen

“Onboarding gebeurt zodra je goed en wel in dienst ben. De eerste dag is echt cruciaal. Als werkgever krijg je geen tweede kans om een goede indruk te maken.” Iedereen moet daarin zijn rol kennen, benadrukt Karolien. “Je mag niets aan het toeval overlaten. Onboarding is een gezamenlijk aandachtspunt voor HR én management. Bij Securex worden er in de loop van de eerste drie maanden vaste momenten ingebouwd om collega’s en leidinggevenden te ontmoeten. Een informeel ontbijt met het directiecomité, een halve dag waarop nieuwe medewerkers elkaar leren kennen. Er is ook een hele dag waarop nieuwe medewerkers over strategie brainstormen. Maar we gebruiken tijdens dat eerste jaar ook games om alle ins en outs van de dienstverlening te leren kennen.”

Lees verder onder de foto
Securex
We maken een onderscheid tussen preboarding, onboarding en latere opleidingsfasen”, zegt Karolien Vanhaverbeke.

Op maat werken

“Onboarding heeft een zachte en een harde kant. Een warm welkom sluit niet uit dat je ook meteen kennis deelt. Daarom duurt onboarding een heel jaar bij Securex. We peilen na drie en zes maanden hoe een en ander verloopt.” Een all-fits-one-aanpak is volgens Karolien niet ideaal. “Werknemers zijn individuen voor wie je deels op maat moet werken. Als je Office 365 al kent, hoef je daar geen half dagdeel meer aan te besteden. Zoiets kun je perfect vooraf checken. Hoewel je bepaalde onderdelen, zoals veiligheidsvoorschriften, natuurlijk wel beter digitaliseert. Dan kun je thuis nog eens rustig alles bekijken, los van de informatielawine tijdens je eerste werkdag.” Ook tijdens de opleidingen van dat eerste jaar speelt onboarding nog een rol bij Securex. “Je wilt dat een nieuwkomer zo snel mogelijk meedraait in je bedrijf en dat kost tijd. Maar tegelijk houden alle informele momenten het fijn voor iedereen.”

Lidl
“De app en de collega’s heten je welkom”

Voor de medewerkers van het wijdvertakte winkelnetwerk van Lidl spreekt het niet vanzelf om op een centrale locatie opleidingen te volgen. Daarom ontwikkelt de smartdiscounter online opleidingstools waarmee nieuwe collega’s in hun eigen tempo het bedrijf en de producten ontdekken. Zelfs vóór hun eerste werkdag kunnen ze Lidl al wat beter leren kennen met behulp van een online onboardingtool.

Teken je bij Lidl je contract, dan heb je meteen toegang tot de onboardingapp. “Zo krijg je vooral inzicht in de waarden en visie van het bedrijf”, zegt projectmanager employer branding Lisa Coppens. “Je krijgt een virtuele rondleiding in de winkel, in een distributiecentrum en het hoofdkantoor. Je leert ook de ins en outs van het bedrijf kennen. Onze onboardingapp gebruiken we nu anderhalf jaar. We begonnen met een testfase voor een beperkte groep, daarna volgden de winkels en later dit jaar krijgen de collega’s op het hoofdkantoor en in de distributiecentra toegang tot de app. Om je onboardingfase af te sluiten, beantwoord je een vragenlijstje over je eerste drie maanden bij Lidl. Omdat we driehonderd winkels hebben in België is het heel nuttig om nieuwkomers op die manier wegwijs te maken.”

Lees verder onder de foto
lisa
“Naast de app organiseren we ook regelmatig een onthaaldag”, vertelt projectmanager employer branding Lisa Coppens.

Toch blijft livecontact – uiteraard – belangrijk. “In ons Gentse hoofdkantoor organiseren we om de twee weken een onthaaldag”, zegt Lisa Coppens. “Ook in de regio’s is er telkens een halve dag onthaal, met eerst de algemene uitleg van Lidl over de winkels. In de namiddag onderga je een gezondheidscheck.”

Onboardingapp

Hoe de medewerkers zelf de onboardingapp ervaren? Melissa werkt sinds enkele weken als hoofdkassierster-in-opleiding bij Lidl in Paal. “Nadat ik mijn contract tekende, kreeg ik een link toegestuurd”, vertelt ze. “Daarmee kon ik de onboardingapp downloaden via mijn iPhone. Je leert er vooral hoe de winkel in elkaar zit. Er zijn ook drie testjes. Die kun je invullen wanneer het je zelf uitkomt. Daarna is het aftellen naar de eerste werkdag. De onboarding is niet gericht op je jobinhoud, bij Lidl moet je sowieso behoorlijk allround zijn. En ook al is het een app, ik kreeg er wel het gevoel bij dat ‘je welkom voelen’ belangrijk is bij Lidl.”

Aquafin
“Door nieuwkomers te begeleiden, leer ik collega’s kennen”

Hilde Heremans is assistent asset management bij Aquafin en ‘meter’ voor meerdere startende collega’s. “Ik ben een van de vrijwilligers die nieuwkomers welkom heten op hun eerste werkdag. Daar hebben we zelf een procedure en een bedrijfsvoorstelling voor opgesteld.”

“Mijn collega’s van onthaal geven nieuwe collega’s op hun eerste dag een praktische rondleiding in het hoofdkantoor”, zegt Hilde. “De peters en meters nemen het daarna over en heten de nieuwkomers persoonlijk welkom. Ik maak mijn ‘petekind’ wegwijs in de organisatie. We bekijken samen een bedrijfsfilm over Aquafin en overlopen het intranet. Ik wil zo’n nieuwe collega vooral op een informele manier de bedrijfscultuur leren kennen. We praten niet over de jobinhoud, het is een gemoedelijke babbel.” Zo’n eerste werkdag kan best overweldigend zijn.  “Ik wil mijn petekinderen vooral wegwijs maken”, vervolgt Hilde. “Ik doe dit nu al jaren en ik blijf het leuk vinden. Of ik achteraf contact houd? Sporadisch wel, ook al kom ik die nieuwe collega’s niet elke dag tegen. Ze zijn aan de slag op andere afdelingen. Maar zo leer ik daar ook eens mensen kennen.”

Lees verder onder de foto
aquafin
Dries De Bondt, sinds kort projectmanager bij Aquafin, startte onder de hoede van meter Hilde Heremans.

Het kennismakingsgesprek is maar een deel van een uitgebreid onthaaltraject. “Onze nieuwkomers krijgen nog een onthaaldag waarop ze ondergedompeld worden in de wereld van Aquafin. En of ze nu bij de boekhouding, op een onderhoudsafdeling of als projectmanager werken, iedereen bezoekt tijdens die eerste weken ook een waterzuiveringsinstallatie en een werf. Zo leren ze Aquafin echt kennen.”

Goed gevoel

Dries De Bondt, sinds enkele maanden aan de slag als projectmanager bij waterzuiveraar Aquafin, startte onder de hoede van Hilde tijdens zijn eerste werkdag. “Hilde lichtte de bedrijfscultuur, de waarden en de normen bij Aquafin toe. Die eerste dag heb ik niet heel lang met haar gepraat, maar ik hield er wel een goed gevoel aan over. Ook al werken we op verschillende afdelingen, ze blijft een aanspreekpunt. Ik mag altijd bellen of mailen. Hilde is heel actief in het bedrijf, ze stelde me voor aan de Vriendenkring die binnen Aquafin allerlei activiteiten organiseert. Ik vind het een fijn gevoel dat ik ook naast mijn managers ergens anders terecht kan met een vraag. Tijdens de sollicitatie vertelden ze me al over dit peterschap. Een vriend van me werkt ook bij Aquafin, die had me ook al verteld over de open bedrijfscultuur hier. Over een paar jaar zie ik me ook wel zo’n rol opnemen.”

Arvesta (het vroegere Aveve)
Eén maand voor, zes maanden na

Arvesta, de grootste fullservice-partner van de land- en tuinbouw in België is een grote organisatie met vestigingen over heel het land en zelfs in Frankrijk, Nederland en Duitsland. Nieuwe collega’s zich al voor hun eerste werkdag welkom laten voelen, is een speerpunt van de bedrijfscultuur. Een interactieve push app die ook na het onboardingtraject toegankelijk blijft, is de spil.

Artois
“Onboarding begint meteen wanneer we een kandidaat aanwerven”, vertelt Anja Artois.

“Onboarding begint meteen wanneer we een kandidaat aanwerven”, zegt HR Business Partner Anja Artois. “Die preboarding fase duurt gewoonlijk twee tot vier weken en bestaat vooral uit informatie uitwisselen. Onze CEO stelt Arvesta voor in een filmpje, leidinggevenden hun team en afdeling. Je  krijgt tips & tricks om je voor te bereiden op je eerste werkdag. Als kandidaat kan je een foto en een kort tekstje over jezelf uploaden om jezelf voor te stellen aan de collega’s. Dat krijgt iedereen dan te zien via de infoschermen op de werkvloer”, aldus Artois. “Als leidinggevende ontvang je reminders dat je nieuwe medewerker eraan komt en dat je je agenda daarop moet afstemmen. De boodschap: zorg voor een kaartje of een welkomstcadeautje. Plan een teammeeting om de starter voor te stellen aan diens collega’s. Geef concreet samen die eerste werkweek vorm. Op dag één staat er ook een buddy klaar, die de nieuwe starter met raad en daad bijstaat.” 

Ook nadat een nieuwe medewerker aan de slag gaat, blijft alle info toegankelijk via de app of een web portal. “Op regelmatige tijdstippen krijgt de nieuwe medewerker  net als de leidinggevende pulse checks, vragen om feedback: hoe vind je het systeem, hoe is de eerste week gelopen, wat heb je in de app of het traject gemist? Zo streven we naar continue verbetering. Alle berichten en info blijven ook na de eerste zes maand toegankelijk. Nieuwe inhoud komt er dan niet meer bij”, vertelt Artois.

“Daarna wordt verdere groei, ontwikkeling en feedback meegenomen in de talent review gesprekken en wordt nieuwe informatie permanent gedeeld met alle medewerkers via nieuwberichten en intranet.   We vinden het erg belangrijk dat je onboardingtraject daar naadloos op aansluit en dat je na die eerste zes maanden niet opeens in een vacuüm belandt. Ik ben hier zelf nog niet zo lang aan de slag, ik heb het systeem aan beide kanten meegemaakt. Arvesta is een grote onderneming met meer dan 40 sterke merken en 1.900 experts, waar er voortdurend veel aan de gang is. Dankzij de onboarding app ben je meteen mee met de essentie en voel je je welkom.”

Tekst: Wieland De Hoon