Zeven speerpunten bij onboarding

0
926

Waarom investeren in onboarding belangrijk is

“Onboarding doe je voor diverse redenen”, vertelt Mirabel Hoys die als (out)sourcing manager bij Attentia aan het hoofd staat van een team van ongeveer zeventig consultants. De laatste maanden paste ze het hele welkom-/opleidingsprogramma voor haar dienst grondig aan. “Als je veel energie steekt in het aantrekken van de juiste mensen, moet je er ook voor zorgen dat ze zich écht welkom voelen.”
Tekst: William Visterin

“Onboarding doe je voor diverse redenen”, vertelt Mirabel Hoys die als (out)sourcing manager bij Attentia aan het hoofd staat van een team van ongeveer zeventig consultants. De laatste maanden paste ze het hele welkom-/opleidingsprogramma voor haar dienst grondig aan. “Als je veel energie steekt in het aantrekken van de juiste mensen, moet je er ook voor zorgen dat ze zich écht welkom voelen.”

Soms werken haar consultants voltijds bij grote ondernemingen, soms worden ze ingezet bij diverse kmo’s. Hun takenpakket is divers: van loonberekening over HRBP tot het leiden van specifieke HR-projecten. “Sommige van onze consultants zijn ook echt specialist in een bepaald HR-onderdeel, zoals bonussen”, vertelt Hoys. In augustus zijn er nog tien nieuwe consultants gestart.Zij konden terugvallen op het nieuwe onboardingprogramma. Met Hoys overlopen we haar speerpunten van onboarding (en die van Attentia).

1. Doe het voor iedereen

Het personeelsbestand in veel bedrijven raakt meer en meer gemengd, benadrukt Hoys. “Daarom is het belangrijk om voor iedereen een onboarding-traject te voorzien: zowel de vaste aangeworvenen, als zij met een tijdelijk contract of freelancers”, vindt ze. “Per slot van rekening moet iedereen snel zijn of haar weg kunnen vinden binnen de onderneming.”

2. Drie grote drijfveren

Hoys ziet diverse drijfveren voor onboarding. “Enerzijds het menselijk aspect. Je werk is een belangrijk deel van je leven. Mensen moeten zich welkom voelen”, stelt ze. “Daarnaast zorgt een goede onboarding, en bijhorend opleidingsprogramma, ervoor dat mensen snel kunnen meedraaien en volwaardig werk kunnen verzetten. Goed voor de werkgever, maar ook gewoon fijn voor henzelf.” Tenslotte zijn er verwachtingen van beide kanten. “Toen ik indertijd ergens begon als starter zou ik bijvoorbeeld nooit een uitgewerkte opleiding hebben verwacht hebben. Nu doen jongeren dat wel.” Zelf legt ze de nadruk op life-long learning. “Jongeren willen heel concreet weten wat ze gaan leren, hoe ze gaan leren, hoe ze geholpen worden in dit leertraject of wat de link is met hun rol en het bedrijf.”

3. Geen uren aan één stuk luisteren in klaslokaal

Gedaan met eerst weken in een klaslokaal. “Ik probeer steeds meer andere formats uit met onder meer een reading list, bookcafé, waarden workshop en testimonials door klanten. Zo organiseer ik een ontbijt met onze CEO. Of ik plande een World Café waarin onze starters in kleine en interactieve  groepjes een presentatie volgen,” Na 15 minuten gaan ze naar een ander topic. Die topics waren divers en ook van afdeling en, zoals finance en marketing, waar ze niet of niet meteen dagelijks mee in contact zullen komen”, klinkt het. “Het is, ook als signaal, belangrijk dat je collega’s en directieleden hier tijd voor vrijmaken. Ook dàt zorgt mee voor een warm welkom.”

4. Breng content klantgerichter

Bepaalde topics worden tijdens de opleiding gebundeld. “Over één onderdeel probeer ik dan tegelijk zowel het juridische luik, het HR-proces als onze tool aan bod te laten komen. Dat was organisatorisch wel wat gepuzzel, maar klantgerichter voor onze starters en uiteindelijk ook voor onze eindklanten”, vertelt ze. “Verder plan ik een interne stage die wij als ‘walk the mile’ omschreven om ons bedrijf beter te leren kennen.”

5. Hard skills en soft skills evenwaardig

Opvallend in het opleidingsprogramma van Attentia is de verdeling tussen de hard skills voor de consultants (zoals sociale wetgeving) als de soft skills. “Zo bieden we een oefening in presentatietechnieken waar de focus ligt op oefenen, oefenen, oefenen en niet op het overbrengen van theoretische content via slides ”, klinkt het.

6. Zorg voor continuïteit

Het onboardingtraject bij Attentia duurt drie maanden (waaronder een stage van een maand bij een klant), een maand langer dan hoe we het ervoor deden. Maar het stopt daar niet. “We bieden een opleiding van een jaar met aan het eind een examen. En we hebben onder meer ook maandelijkse intervisiegesprekken met mezelf en de meter van de startende consultant. We plannen ook een formeel performance gesprek in na zes maanden. Tevens vragen we hen om elke week formeel via een formulier feedback te geven”

7. Get the basics right

Last but not least: om iemand welkom te doen voelen, moet je ook op de kleine dingens letten. “Heel praktische zaken. Heeft iedereen meteen de pc ter beschikking? Worden ze op hun eerste dag aan de receptie opgevangen? Ligt hun badge klaar,…”, somt Hoys op. “We hebben ook een diner gehad tussen de ondertekening van het contract en de effectieve startdatum zodat ze elkaar en hun toekomstige collega’s kunnen ontmoeten. Ook gewone dingen. Iemand die bijvoorbeeld verjaart tussen de ondertekening van het contract en de eigenlijke start, die probeer ik wel een berichtje met gelukwensen te sturen. Ook dergelijke kleine zaken maken een verschil”, vindt ze. “Als je er veel energie in steekt om de juiste mensen aan te trekken, moet je er ook voor zorgen dat ze zich écht welkom voelen en blijven, want feeling good, works great.”

attentia
Mirabel Hoys met haar team. Nieuwkomers worden ook met een klein gebaar welkom geheten.

William Visterin

 

Tekst: William Visterin